Проведение отчетно-выборного профсоюзного собрания: цели и задачи

Невозможно представить функционирование предприятия или организации без соответствующего оформления и учета всей необходимой документации. Среди наиболее значимых документов – приказ руководителя и протоколы собраний. Эти документы регламентируют жизнь коллектива. Продумать правильное оформление протокола необходимо, когда готовится проведение отчетно-выборного профсоюзного собрания в организации.

Особенности ведения протокола

Протокол ведется при проведении

• собраний,
• заседаний,
• конференций,
• семинаров.

Он состоит из нескольких обязательных разделов:

• количества присутствующих;
• перечня вопросов, стоящих на повестке;
• порядка и содержания выступлений;
• ФИО выступающих;
• решений;
• результатов голосования.

После оформления соответствующим образом протокол подписывается председателем.

Процедура организации собрания

Секретарь заблаговременно согласовывает с председателем вопросы, которые планируется обсуждать. Также согласовывается регламент. Затем секретарю надо определить порядок выступлений. С повесткой дня знакомят всех приглашенных на мероприятие. Для точного внесения в протокол количества участников готовится регистрационный лист, куда заносятся все, явившиеся на собрание.

Затем среди всех участников распространяются тезисы выступлений, различные справочные материалы. Когда проводится отчетно-выборное собрание, председатель может предоставить

• таблицы,
• графики,
• схемы,

отражающие результаты его деятельности и результаты всего коллектива. Указанные материалы должны получить все присутствующие.

Далее секретарь подробно фиксирует все, что происходит во время собрания. По окончании собрания секретарь оформляет документ в соответствии с ГОСТ. Этот документ определяет части протокола, дает им наименование.

1. В заголовочной части требуется дать полное название организации, где проводится отчетно-выборное собрание профсоюза, обязательно с указанием формы собственности: ООО, ОАО и прочие. Здесь же записывается
   • название самого документа (Протокол),
   • дата проведения,
   • заголовок.
2. Вводная часть подразумевает обозначение всех присутствующих лиц, начиная с председателя. Здесь же надо учесть всех приглашенных, обязательно при этом указывать не только ФИО, но и занимаемую должность. Если же присутствует более 15 человек, то можно просто записать их количество.
3. В основной части должно быть записано:
   • кого слушали,
   • кто выступал,
   • какое постановление было вынесено.
4. В конце проставляются подписи председателя и секретаря. Дается их расшифровка, указывается должность.

“По закону на оформления протокола отведено 5 дней. Когда все сделано и поставлены подписи, протокол уже имеет юридическую силу”.

С материалами протокола должны быть ознакомлены все члены коллектива. С этой целью документ копируется и распространяется среди работников.

Варианты данного документа

Существует несколько вариантов протоколов, соответствующих тем заседаниям и собраниям, для передачи информации о которых документ планируется использовать. Если нужно оформить проведение отчетно-выборного профсоюзного собрания, то секретарю лучше остановиться на варианте, где составляющими частями будут

• «предложили избрать»,
• «выдвинуты кандидатуры».

Обязательно должны быть поля:

• «проголосовали за__»,
• «проголосовали против__»,
• «воздержались».

Такой вариант наглядно и понятно будет демонстрировать процедуру переизбрания. Остальные пункты можно сохранить. Пункт, перечисляющий приглашенных лиц, при проведении такого собрания тоже лучше убрать, потому что на подобные мероприятия посторонние, как правило, не приглашаются.

Еще более упрощается документ, отражающий ход собрания, на повестке которого стоит один вопрос. Копии также делать не нужно. Можно просто одну копию разместить на доске объявлений. На такой копии

• росписи председателя не нужно,
• должна быть заверительная подпись секретаря.

Видео: Профсоюзное собрание металлургов и угольщиков

14.08.2014